Estrategia de gestión de cambio en el talento Humano de la Institución Educativa Luis Carlos Galán Sarmiento

 

Población objeto: Talento Humano Institución Educativa Luis Carlos Galán Sarmiento, Puerto Gaitán - Meta

Objetivo de cambio: Cambio de clima laboral

Problema identificado: Manejo inadecuado de situaciones operativas, al no seguir una ruta preestablecida, afectando la comunicación efectiva entre trabajadores, generando afectaciones en la salud, el bienestar, reprocesos, pérdidas en tiempo, calidad, priorización de actividades  y  un alto impacto negativo en el clima organizacional.  

Teniendo en cuenta el análisis de las diferentes teorías de gestión de cambio organizacional, y a su vez los modelos de gestión para el cambio, se unifican los modelos de KURTH LEWIN, KOTTER y ADKAR, para crear uno que integre eficientemente, el enfoque individual y grupal de los anteriores modelos en la estrategia de gestión de cambio en el talento Humano en la Institución Educativa  Luis Carlos Galán Sarmiento

Estrategia de gestión de cambio en el Clima Institucional I. E Luis Carlos Galán Sarmiento

1) Diagnóstico: Creación de instrumento de recolección de información, formulario Google para evaluación de factores que condicionan el impacto negativo en el clima organizacional, y que generan una necesidad de cambio en estos procesos, así como las fuerzas impulsoras y de resistencia frente a esta estrategia. (Aquí se puede evidenciar las fases de, Awarness, y Knowledge de ADKAR), (Descongelamiento de Kurth Lewin) y (Sentido de Urgencia del cambio de Kotter)

2) Construcción de Equipos Guía: Seleccionar personal idóneo y representando a cada dependencia (1 por área), para identificar los resultados de la encuesta, y con habilidades para conciliar, comunicar asertivamente, y actuar de manera imparcial, para planear, ejecutar y evaluar el cambio. (En este paso nos orientamos a la fase de construcción de equipos para el cambio de KOTTER)

 3) Cambio: Mediante los equipos guía, denominado también Equipo A en cada área,  se implementará la estrategia y acuerdos para la gestión y seguimiento a inconvenientes operacionales para mejorar el clima organizacional. (En este paso nos orientamos a la fase de creación de visión estratégica de KOTTER) y (Movimiento de Kurth Lewin)

La implementación de dicha estrategia está orientada a la aplicación de la siguiente ruta:

Ruta de acción del Equipo A:

A. Evidenciar la problemática

B. Categorizar la problemática

Color de categorización	Descripción de categorización
	Requerimiento de solución inmediata de alta prioridad, detallado completamente, y comentado con cada uno de los trabajadores involucrados
	Prioridad media, con proceso documentado del escalamiento presentado.
	Prioridad baja con situaciones por evaluar o comprender.
	Sí, únicamente la alta gerencia debe encargarse del caso. Se Gestionará entre la gerencia y el equipo A, con previas evidencias soportadas del proceso, opciones de solución, además de posibles riesgos al ejecutar esas soluciones.

Teniendo en cuenta la categorización de la situación a analizar se determinará si se atiende a nivel de equipo o a un nivel superior

C. Documentar la situación

D. Identificar posibles soluciones y sus riesgos

E. Ejecutar mecanismos de conciliación acciones correctivas y preventivas

F. Sesión de comité de convivencia laboral 

4.     Divulgación: Después de conformar el Equipo A, los líderes de área comentaran el sistema de cambio que se quiere implementar, y recolectarán comentarios frente al proceso, los cuales serán tenidos en cuenta, mientras se desarrolla lo inicialmente planificado (Aquí se puede evidenciar las fases de Difundir la visión de cambio en la organización de Kotter)

5)  Capacitación y Motivación:   El Equipo A, deberá generar acciones que motiven a los colaboradores a cambiar, promoviendo conocimiento mediante capacitación y entrenamiento frente a  ¿qué?, ¿como? y ¿para qué? realizar el cambio, así como el desarrollo de habilidades necesarias para enfrentar y hacer exitosa la estrategia de cambio, mostrando los beneficios de la implementación de esta. (En esta etapa se hace énfasis en las fases de Desire, Knowledge Y Ability del modelo ADKAR)

6) Evaluación: De manera periódica, se generarán reuniones entre los Equipo A, el comité de  convivencia laboral y la alta gerencia, con el fin de presentar avances de la implementación del cambio implementados a corto plazo, y de los resultados obtenidos en este proceso. En consecuencia, se llegará a la toma de decisiones necesarias. (Aquí se realiza una propuesta basada en una fusión de las etapas de asegurar logros a corto plazo y la construcción constante del cambio del modelo Kotter)

 7) Reflexión: Como resultado de las experiencias de formación de la etapa 5 y la evaluación de la etapa 6 se realizarán procesos de retroalimentación dirigidos al talento humano con el fin de dar a conocer las ventajas que trae la implementación del cambio dentro de la cultura organizacional (Aquí se realiza una propuesta basada en la necesidad de la reflexión y comunicación de los beneficios que trae la etapa 5 y 6 de esta propuesta de cambio)

8)   Apropiación del cambio: Generación de políticas que permitan vivir el cambio implementado en la organización. (Aquí se realiza una implementación de las etapas de hacer perdurar el cambio en la cultura de Kotter y la el congelamiento del cambio del modelo Lewin)

Referencias:

Guevara, G. (2021). El talento humano inmerso en los métodos de mejora continua. Universidad Militar Nueva Granada. http://hdl.handle.net/10654/39910.

Bekmukhambetova, A. (2021). Comparative Analysis of Change Management Models Based on an Exploratory Literature Review. Corvinus University of Budapest. http://unipub.lib.uni-corvinus.hu/6443/1/NHBMS_10Bekmukhambetova.pdf

Rodriguez, X. M. (2022). Los 8 pasos de Kotter para liderar el cambio. WILLACHIKUY, 2(1), 26-29. https://revista.uct.edu.pe/index.php/willachikuy/article/view/236

Institución Educativa Luis Carlos Galán. (2019). Galería. https://iecolgalan.wixsite.com/gaitan/galeria

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 La diferencia del cambio en una Organización. 

“Cuando ya no somos capaces de cambiar una situación, nos encontramos ante el desafío de cambiarnos a nosotros mismos. Viktor Frankl

        El cambio es aquella situación que genera nuevas estrategias para alcanzar metas, siendo esto un proceso inherente del ser humano puesto que nos encontramos en constantes cambios. De acuerdo a los cambios presentados se podrían clasificar como cambios evolutivos, episódicos, revolucionarios y continuos. Por otra parte, los cambios adaptativos consideran las variables de velocidad, flexibilidad, enfoque de clientes, innovación e independencia. (Romero, 2013, p.5)

        En cuanto al ámbito académico, el cambio se debe dar “como sistemas dinámico, abierto, con mecanismos de control y regularidades internas percibidas como estructura” (Romero,2013,p.4) las cuales conllevan a plantear ciertos interrogantes tales como: 💭que, por que, como transcurren internamente los cambios.💭 (Acosta, 2002, p.2), es entonces cuando se debe analizar las diferentes situaciones de una organización para dar respuesta a esos interrogantes.

        Para iniciar, nos debemos enfocar en los cambios que toda organización pueda llegar a tener, dando respuesta al qué del cambio de las organizaciones. Cualquier cambio presentado en una organización afectará de manera🔁 directa e indirecta 🔁 a todas las áreas de la organización. Existen diferentes enfoques teniendo en cuenta el cambio que se desee, entré los que se resaltan tres específicamente: el enfoque conductual, el enfoque estructural, y el enfoque tecnológico,  pues según los autores como  Gordon (1999) citado por Acosta (2002), 

si se cambia en conocimientos, capacidades, interacciones y actitudes de los miembros, si hay mejora en la comunicación, el comportamiento del grupo, las capacidades del liderazgo, las relaciones de poder y la cultura organizacional, estaremos frente a un enfoque conductual, Si el cambio refiere al rediseño de las organizaciones, los empleos o las situaciones laborales entonces el enfoque será estructural. Mientras que si se requiere cambiar el equipo y los métodos, los materiales o las técnicas, por ejemplo, mediante el rediseño o el trabajo de reingeniería y la automatización de los procesos laborales, entonces estaremos frente a un enfoque tecnológico (Acosta, 2002, p.3).

      Adicionalmente, sin importar el tipo de cambio organizacional se debe cambiar la cultura😎 en la cual se logre ese cambio generando así una transformación semántica, como lo expresa el semiótico  Schvarstein (1992) citado por  Acosta (2002) el cual menciona que “el cambio organizacional aunque se produce en las estructuras implica una “expansión semántica” … y por lo tanto, el cambio organizacional, es un cambio de significados. Y si cambian los significados entonces lo que cambia es la cultura.”. (Acosta, 2002.p.3)

En cuanto al por que de los cambios organizacionales, es verificar las transformaciones que debido al dinamismo de las organizaciones, en cuanto a sus visiones futuras se deben generar, es así como Gibson y cols. (1999), en Acosta (2002), proponen que el estímulo para cambiarlo “es el deterioro de los criterios de desempeño que la dirección ha trazado para las causas estructurales y conductuales”. Plasmado esto en la realidad organizacional los cambios son consecuencia de: la necesidad de los nuevos servicios, por competitividad, por problemas financieros, por nuevas alianzas, y por dificultades naturales y ambientales como lo ocurrido en el 2020 a nivel mundial (pandemia Covid-19).

"La planificación a largo plazo no se ocupa de las decisiones futuras, sino del futuro con las decisiones actuales" Peter Drucker

        En esta misma línea, el cómo del cambio organizacional empieza a jugar un papel importante, debido a los desequilibrios que se pueden presentar durante el cambio organizacional el grupo de líderes debe generar estrategias adecuadas para llevar con éxito cambios significativos a la organización; y es por ello que a continuación se mencionan algunos modelos de cambio organizacional. El primero de ellos es el de Kurt Lewin quien nos propone dentro de su modelo tres pasos específicos: el 💦descongelamiento, el movimiento, y finalmente, el congelamiento (Changoya, 2021).

        Por otra parte, Kotter nos muestra un modelo con ocho pasos para equilibrar los cambios, estos son: el primero, crear un sentido de urgencia que motive al cambio; el segundo, construir un equipo que sea la guía para el cambio; tercero, crear una visión estratégica para el cambio; el cuarto, difundir la visión en toda la organización; quinto, eliminación de obstáculos y barreras; el sexto, asegurar los logros a corto plazo; el séptimo, es mantener en construcción el cambio; y finalmente, el octavo, es hacer perdurar el cambio en la cultura de la empresa (Rodríguez, 2022).

        Por último, mencionaremos el modelo ADKAR que hace referencia a los cinco pasos que el modelo proponen, como lo son: conciencia (awareness), deseo (desire), conocimiento (Knowledge), habilidad (Ability) y refuerzo (reinforcement).

     Para concluir, sabemos que partiendo de los desequilibrios presentados durante un cambio organizacional y teniendo en cuenta el liderazgo de un grupo de trabajo el modelo que se implemente deberá ser estudiado según el contexto institucional, pues sabemos que los cambios inician por iniciativa de los líderes y son desarrollados a partir de sus habilidades de gestión para el cambio ya que el resultado dependerá de la motivación, creatividad, productividad y sentido de pertenencia de los miembros de la organización para lograr un mejor uso del capital humano, lo que tributa a generar ventajas competitivas que contribuyan al aumento de los beneficios de la empresa. (Molina, 2016.p.1) Dando como resultados eficiencia y eficacia por unos mejores resultados para la organización. De allí la importancia del cambio organizacional como menciona Horna (2018), en el siguiente video: 

¿Por qué es tan importante gestionar el cambio en las organizaciones? Change Americas

     Te invitamos a visitar la siguiente entrada Teorías de modelos de cambio para conocer más sobre la cultura organizacional y los modelos de cambio.

Referencias:

Acosta, C. A. (2002). Cuatro preguntas para iniciarse en cambio organizacional. Revista colombiana de psicología, (11), 9-24. Itsocks.(s.f.).[Cambio organizacional]. Recuperado el 24 de febrero, 2023, de https://www.istockphoto.com/es/fotograf%C3%ADas-de-stock

 

Chagoya, Z. (2021). Estrategias de comunicación para el cambio resiliente, reinterpretación del modelo de Kurt Lewin en entornos complejos. (p.2-7). Recuperado de: https://www.researchgate.net/profile/Zazil-Chagoya/publication/359245707_Estrategias_de_comunicacion_para_el_cambio_resiliente_-_Kurt_Lewin/links/6230febc4ce552783cbea821/Estrategias-de-comunicacion-para-el-cambio-resiliente-Kurt-Lewin.pdf

 

Change Americas. (2017, 24 julio). ¿Por qué es tan importante gestionar el cambio en las organizaciones? Change Americas [Vídeo]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=xw-ENmZoBAA

Molina-Sabando, L. A., & Arteaga-Coello, H. S. (2016). El comportamiento organizacional y su importancia para la administración de empresas. Domino de las Ciencias, 2(4), 498-510. Recuperado de: file:///C:/Users/DELL/Downloads/common.file.namingpattern.pdf 

Rodríguez, X. M. (2022). Los 8 pasos de Kotter para liderar el cambio. WILLACHIKUY, 2(1), 26-29. https://revista.uct.edu.pe/index.php/willachikuy/article/view/236

 

Romero, J., Matamoros, S., & Campo, C. A. (2013). Sobre el cambio organizacional. Una revisión bibliográfica. Innovar, 23(50), 35-52. Recuperado de: http://www.scielo.org.co/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0121-50512013000400004

 

Análisis y Comparación de Teorías de Modelos de Cambio.

La necesidad de cambio en las instituciones u organizaciones son tan necesarias, tan inherentes que parecería imposible desprenderse de este proceso ya que permite nuevos retos, nuevas experiencias, innovación y calidad, ninguna institución podría ser ajena a esto, tanto así que varios autores se han referido a lo necesario que es adaptarse al cambio como mecanismo de protección y continuidad de las instituciones.

Para nadie es un secreto que las instituciones deben  estar sujetas al cambio, el cual les permitirá permanecer, logrando así ser competitivas y trascender.

De manera general podríamos analizar que los autores estudiados se asemejan en asegurar que los cambios son procesos necesarios y que deben garantizar una mejora continua de las instituciones, que deberán buscar las soluciones mas pertinentes. Es importante mencionar que los cambios traen resistencia en muchas ocasiones por lo cual se sugiere que deben implementarse a través una comunicación asertiva e instructiva la cual  genere confianza en el talento humano es por esto que a continuación, se hace mención de algunos modelos de cambios que se podrían implementar en una organización para la mejora continua.

MODELO DE CAMBIO DE LEWIN	Sugiere que comprender el cambio implica una conciencia del concepto de estabilidad. Los factores que "empujan" el cambio y las fuerzas   destinadas a mantener la   estabilidad, llamó, respectivamente, fuerzas "motivadoras"   y   "limitantes".  Si estas fuerzas son iguales, la organización permanece estable. Propuso   que los cambios organizacionales tienen tres pasos: 1. "Descongelación".  Consiste en descongelar definiendo la situación y su estado actual, as fuerzas impulsoras, de resistencia, y la representación del estado final deseado. 2. "Moverse".  Consiste en pasar a   un nuevo estado a través de la participación. En esta etapa, se realizan acciones planificadas para cambiar el comportamiento de los empleados. 3. "Recongelar". Se centra en estabilizar el nuevo estado de   cosas mediante el establecimiento de políticas, la recompensa del éxito y el establecimiento de nuevos estándares. Este modelo se centra en los cambios de comportamiento desde diversos ángulos, como   el cambio grupal, organizacional y  social.
TEORÍA   E Y TEORÍA O DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL	Teoría E y O del cambio   organizacional La   iniciativa de cambio de   cada empresa es única, y hay dos arquetipos, o teorías, de cambio. Estos arquetipos se basan en suposiciones muy diferentes y a menudo inconscientes de los   altos ejecutivos, y los   consultores y académicos que los asesoran, sobre por qué cómo   se deben hacer cambios.  La teoría E es el cambio basado en el valor económico y el estilo de gestión es autoritario. La teoría O es el   cambio basado en la capacidad organizacional y estilo de gestión democrático.  Ambos son   modelos válidos y logran algunos de los objetivos de la gerencia, ya sea explícita o implícitamente La teoría   E y la teoría O no son mutuamente excluyentes.  Ejemplo: reducir los costos de ocupación (Teoría E) mientras se aumentan las políticas de trabajo flexibles (Teoría O) no están   reñidos entre sí; son estrategias complementarias.  Los gerentes que siguen la "teoría E" aplican métodos   bastante duros, por regla general, deteniéndose en el   cumplimiento de los cambios hacia   arriba y hacia abajo y atribuyendo importancia a la creación de cierta estructura, lo que significa que se aplica un enfoque mecanicista.  Los seguidores de la "teoría O" – están orientados principalmente a la formación y desarrollo del personal, los cambios   de la cultura corporativa, y los cambios hacia   arriba y hacia abajo
MODELO ADKAR	Modelo de Conciencia, Deseo, Conocimiento, Capacidad, Refuerzo (ADKAR). Este modelo se centra en la adaptación al cambio de las personas, a diferencia del cambio en sí. ADKAR es un   acrónimo que   representa los cinco resultados tangibles y concretos que las personas necesitan lograr para un cambio duradero: conciencia, deseo, conocimiento, capacidad y refuerzo.
MODELO DE KOTTER	Es un marco popular para la implementación exitosa del cambio organizacional utilizado en muchas industrias.  Enfatiza en la importancia de un enfoque holístico del cambio, y la probabilidad de implementación exitosa de cambios organizacionales es solo del 30%.  Aunque los empleados verán el progreso, los líderes deben estar preparados para enfrentar la   oposición dentro de la organización. El camino a seguir es abordar formalmente a la oposición y resaltar las contradicciones en la   idea   resistente que la nueva práctica pretende superar, sin embargo, la teoría no entiende que  existe un parámetro fijo para legitimar una visión. Los líderes deben estimar la visión establecida sobre la base de un entendimiento compartido con el equipo de la coalición. Si bien se centra principalmente en implementar sus cambios en todas partes, el modelo de Kotter es esencialmente un enfoque de arriba hacia abajo.    Los empleados no tienen la opinión o la   opción de compartir pensamientos antes de   la creación de la  visión  estratégica.

Es necesario que las instituciones tengan en cuenta estos modelos de cambios para restructurarse, consolidarse y poder lograr esos beneficios que traerán una nueva visión empresarial y anclar estos cambios a la cultura de la empresa. seguidamente tenemos unos videos que ojala logren captar su atención y pueda comprender lo importante que es la gestión de cambio institucional.

Si deseas observar como aplicar los modelos de gestión de cambio organizacional a nivel Institucional, especialmente en una propuesta de Gestión de cambio en el talento humano, te invitamos a ver:

Estrategia de Gestión de cambio en Talento Humano Institución Educativa Luis Carlos Galán

Referencias:

Prosci. (2019, 16 agosto). The Prosci ADKAR Model | Prosci Tim Talks [Vídeo]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=L_7I03LOyyk

Udearroba. (2021, 22 julio). Gestión estratégica - Modelo de Kotter [Vídeo]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=teUCyzk6ugM

Un Dia Extra. (2020, 31 agosto). Modelo para la Gestión del Cambio de Lewin [Vídeo]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=p9VGE6ddz5o